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Archiviare ed organizzare le foto in 10 passi

archiviare ed organizzare le foto velocemente

Scommetto che da quando hai acquistato il tuo primo smartphone hai scattato migliaia di foto ma se provi a cercare una determinata foto non ci riesci, oppure ci riesci ma solo dopo aver perso qualche ora cercando tra le varie cartelle spalmate su dischi esterni, chiavette e altri dispositivi di archiviazione.

Quello che vorrei fare con questo post è darti alcune semplici indicazioni che ti permettano di creare un flusso di ripresa, importazione e archiviazione tale da facilitare la ricerca di qualsiasi foto in maniera rapida e sicura.

Non è un impresa semplice perchè richiede un'applicazione costante del metodo ma se riuscirai a farlo diventare una routine i vantaggi saranno indiscutibili.

1. Per quale motivo stai scattando queste foto?

Rimanere focalizzati ci permette di scattare con maggior consapevolezza e ci consente di eliminare a priori tutto ciò che non ci serve.
Quindi, come primo passo, rispondi alla domanda: A cosa ti serviranno le foto che stai scattando?
Dovrai pubblicarle o inviarle a qualcuno? Stamparle? Farne un libro? Regalarle o realizzare delle stampe da arredo? Le fai per lavoro o per conservarle e tramandarle ai tuoi nipoti?
Una volta che avrai stabilito il loro utilizzo futuro avrai fatto il primo passo per una corretta archiviazione ancor prima di scattare la foto.

2. Scatta piccole quantità per volta.

Organizzandoti in modo da non avere grosse quantità di files da gestire, vedrai che la loro archiviazione sarà più facile e veloce.
Ma come si può ottenere questo risultato? Non sempre è facile ma quello che posso fare e mostrarti il mio flusso di lavoro.
Per prima cosa evito di utilizzare schede di memoria molto grandi ma preferisco spezzettare il lavoro in schede di memoria piccole etichettandole subito per argomenti.
Per esempio se sto facendo un matrimonio mi procuro tre o quattro schede di memoria e ne utilizzo una per i ritratti, una per la cerimonia, una o più schede per il ricevimento ed il taglio della torta.
Se sto viaggiando ne utilizzo ancora di più e di taglio ancora più piccolo, dividendole per località, per esempio.
Avere schede di piccole dimensioni ha due vantaggi principali:


A) Scattiamo meno perchè abbiamo la percezione di avere uno spazio limitato (un po' come si faceva con le pellicole), questo ci obbliga ad essere più selettivi con scatti potenzialmente migliori.


B) Se perdiamo una scheda non perdiamo l'intero lavoro ma solo una piccola parte di esso.

3. Elimina subito la spazzatura

Fotografie sfocate, mosse, con gli occhi chiusi ed espressioni strane non potranno essere migliorate con la post produzione, eliminale subito.
Ti risparmierai un sacco di lavoro di selezione e avrai un archivio più ordinato fin da subito.

4. Scarica regolarmente le schede

Con tutti i dispositivi che abbiamo la quantità di foto che produciamo può essere spropositata, la cosa più sicura è quella di archiviarle tutte in un unico posto.
Acquista un disco rigido esterno di capacità tale da contenere almeno le foto che produci in un anno.
Scarica il telefonino almeno una volta alla settimana e svuota le schede di memoria appena finito di scattare o quando rientri a casa.
Più frequentemente farai questo passaggio, minori saranno i rischi legati ad eventuali perdite o danneggiamenti

5. Crea uno schema di cartelle


Io faccio in questo modo (ma ognuno può trovare il modo più adatto al suo stile):
Creo una cartella per ogni anno e all'interno divido le foto per soggetto, utilizzo o destinazione, luogo o evento.
Quando proviamo a ricordare qualcosa la nostra mente lavora sia cronologicamente sia topicamente, quindi lo schema dovrebbe essere il seguente:
2020 -> Amici/Famiglia/Viaggi/Lavoro/Vacanze/Casa/Eventi ecc...
Più lo schema sarà dettagliato, più facile sarà rintracciare le foto quando ti serviranno

6. Trova la tua Utility di importazione

Puoi importare i files manualmente nelle varie cartelle oppure utilizzare un programma che ti facilità il compito.
A questo scopo ce ne sono molti:
Photoshop Elements
Lightroom
Apple iPhoto
Google Photo
ed i software di archiviazione che vengono forniti insieme alle fotocamere.
Non esiste l'applicazione migliore, ognuna è a suo modo valida, la differenza è nel modo di utilizzarla.
Personalmente preferisco Lightroom perchè mi permette di fare anche numerose regolazioni di base, ma questo perchè scatto in formato grezzo ed ho bisogno di convertire i files in formato immagine prima di stamparli o consegnarli ai clienti, ma se scatti in jpeg ci sono a disposizione anche numerosi altri software gratuiti, come l'ottimo e già citato google Photo.

7. Elimina i duplicati

Dopo aver importato ed organizzato le foto, elimina subito i duplicati.
Per duplicati non intendo solo i files che hai importato due volte per sbaglio ma tutte quelle foto che sono simili tra loro. Scegli solo le migliori ed elimina tutte le altre.
Può sembrare una scelta drastica ma non lo è, a lungo andare è una scelta che ripaga sempre.

8. Rinomina i tuoi files

Quando lavori con impostazioni predefinite le tue foto avranno nomi standard che sono utili alla fotocamera ma sono inutili per te.
La cosa migliore da fare è quella di rinominarli utilizzando nomi più descrittivi, per esempio data/evento/numero progressivo oppure data/luogo/numero progressivo.
E' un'operazione noiosa ma fondamentale, i sistemi operativi moderni hanno la possibilità di rinominare i files in blocco (tutti insieme) ma se hai un sistema operativo vecchio ci sono ottime utility tipo FastStone Image Viewer che sono gratuite e molto performanti

9. Esegui un backup dei file

Ora che hai organizzato tutto il tuo lavoro, utilizza uno spazio online per caricare tutte le tue foto, ce n'è per tutti i gusti, a partire da google (con il suo spazio gratuito da 15 giga, incrementabile). Usa però un servizio consolidato per evitare di ritrovarti senza il tuo backup se il servizio dovesse cessare.
Ricordo che quando nacquero i primi servizi di cloud digitali, avevo acquistato uno spazio ad un costo molto conveniente su Megaupload. Peccato che quel servizio fu utilizzato per condividere materiale protetto da copyright e quindi i server vennero sequestrati e distrutti con tutto ciò che contenevano, sia legale che illegale.

10. Sii coerente

il sistema funziona solo se se viene seguito in maniera regolare, se vengono rispettate le convenzioni di denominazione dei files e delle cartelle.
Utilizza sempre le stesse parole per archiviare fotografie simili tra loro, scegli se utilizzare o meno i tag delle foto per identificarne i soggetti, questo ti impedirà di creare duplicati e di ottenere un archivio strutturato e facilmente navigabile.

Infine, una volta catalogato ed archiviato tutto, metti in conto anche di fare qualche stampa di tanto in tanto. Puoi scegliere se stampare in formato standard un determinato numero di foto, oppure di stamparne poche ma in formati più grandi in modo da poter avere anche molto materiale da utilizzare per abellire casa o magari per fare qualche regalo prezioso.

Per risparmiare puoi utilizzare i servizi on-line oppure rivolgerti direttamente in studio e approfittare delle promozioni che rirpoponiamo in maniera abbastanza regolare.

Il vantaggio nel far stampare le foto in studio è quello che tutti i file vengono controllati ed ottimizzati tramite operatore mentre i files inviati via internet saranno stampati senza nessun controllo manuale ma con impostazioni predefinite ed automatizzate, ecco spiegato anche il motivo per cui costano meno.